eSocial e Mensageria, um novo universo na vida dos escritórios de contabilidade e empresas de BPO
Se o eSocial não é tarefa fácil nem mesmo para as empresas que mantém internamente as atividades de Recursos Humanos, imagine para os escritórios de contabilidade e empresas de BPO (Business Process Outsourcing), que devem atender as diversas atividades de vários clientes.
Mesmo para as empresas que mantém equipes próprias para atender as demandas de Recursos Humanos, observamos que sem o auxílio de uma excelente ferramenta de gestão será impossível administrar, todas as amarras que a nova obrigação exigirá, pois, é humanamente impossível observar todas as inter-relações existentes entre o eSocial e as obrigações legais (trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e fiscais).
Com a entrada em vigor da obrigação do eSocial em janeiro de 2017, estes escritórios, assim como estas empresas, já começaram a enfrentar mais dois importantíssimos desafios, que são a preparação apropriada dos arquivos XML’s, correspondentes aos eventos (S’s) do eSocial, com informações totalmente completas e conferidas, e a Mensageria Eletrônica com a Receita Federal.
O primeiro deles, a preparação destes arquivos é tarefa árdua e de muito trabalho em conjunto, tanto para sanear as informações existentes nas folhas de pagamento e sistemas de RH das empresas clientes, como para completar para cada colaborador e cada empresa, as demais informações necessárias ao eSocial, que são demasiadas e por fim, gerar os arquivos tempestivamente, nos prazos estabelecidos pela CLT. Já para a utilização de uma Mensageria Eletrônica, os escritórios precisarão capacitar alguns de seus colaboradores, na tarefa de gerenciar a Mensageria, sob pena de serem autuados, não por falta ou erro das informações contidas nos eventos do eSocial (S’s), mas sim por não conseguir entregar as mesmas em tempo hábil ou ainda não respeitar as regras estabelecidas na comunicação eletrônica com a Receita Federal.
Novo universo, novos desafios e novas soluções
Como dissemos anteriormente, todas estas mudanças conduzem a um novo universo na vida dos escritórios de contabilidade. Isso significa que novos desafios vêm na carona das mudanças propostas pelo eSocial, e como o sucesso reside em uma boa preparação, é indicado fortemente o investimento em boas ferramentas, que auxiliem nestas mudanças e minimizem os possíveis erros que possam ocorrer futuramente.
A nossa dica é procurar com cautela por produtos, que não só tenham todas as funcionalidades exigidas pela Comunicação Eletrônica, dentro das normas do eSocial, mas que possibilitem uma gestão completa através de painéis de controle (dashboards) de todo o processo de correio eletrônico e suas variáveis (entregas, recebimentos, protocolos, retornos, retransmissões etc.), assim como painéis de alarmes, análise de tráfego desta comunicação, contabilização de erros e acertos, impostos calculados pela Receita Federal, bem como tendências baseadas no histórico desta atividade.
O investimento nestas duas frentes, apesar de doer no bolso destas empresas, será nada se comparado às multas que poderão ser geradas pela má gestão deste novo negócio.
Na era do eSocial, todo cuidado é pouco, até mesmo uma revisão nos contratos entre fornecedor e Cliente, para que fique claro quais as obrigações de cada parte.
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