1. Artigos, eSocial

    Quem tem medo do eSocial?

    10 de novembro de 2017 por Ação Sistemas

    Nas histórias infantis, é comum a presença de um elemento que assusta só de ouvir falar. No mundo empresarial, atualmente, esse elemento que assusta só de ouvir falar, pode muito bem ser o eSocial.

    A boa notícia, é que o eSocial não é nenhum “bicho-papão” a ser temido. As intenções são muito boas, prometendo uma mudança de cultura no ambiente trabalhista, redução de custos às empresas e maior competitividade. Ok, talvez você esteja se perguntando, quem deveria temer a chegada do projeto, e levando em consideração que em julho de 2017 quase 50% das empresas não estavam preparadas, talvez você possa fazer parte uma delas.

    Enquanto que para empregadores domésticos, o eSocial já é uma realidade, em 2018 ele será estendido às empresas, as primeiras a fazerem parte do projeto, serão as com faturamento superior a R$ 78 milhões. Por enquanto, a obrigatoriedade está em fase de teste, mas isso não quer dizer que esta seja um motivo de comemoração, já que cerca de 14 mil empresas devem estar preparadas, mas apenas cerca de 2 mil delas estão efetivamente realizando testes, segundo a própria receita federal.

    Segundo pesquisa realizada pela Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, perícias, informações e pesquisas (Fenacon), apenas 4,4% das empresas do país já implementaram o eSocial, enquanto que 42% nem sequer deram início ao processo, um dado muito preocupante dado o prazo para início do projeto.

    Um medo compartilhado tanto por quem está preparado quanto por quem não está, é a instabilidade que o sistema pode apresentar, tendo como parâmetro o eSocial doméstico, que sofreu com constantes quedas e falhas. Além disso, pesa o fato desta obrigação ter sofrido constantes adiamentos, gerando até mesmo uma certa incredulidade e justificando o alto número de empresas despreparadas.

    Não é apenas o eSocial.

    Além da organização e mudança de cultura interna no modo de operar das empresas, as informações deverão ser enviadas de alguma maneira, é aí que entra um componente muito importante, a mensageria para o eSocial.

    Já falamos anteriormente sobre a importância de uma boa mensageria e como ela será diferente da já usada mensageria fiscal, assim como será importante o uso dela e de outras ferramentas para monitorar as informações e diminuir os riscos de falha humana.

    Outra opção interessante às empresas, é a utilização de um simulador para o eSocial, simulando todos os eventos que serão enviados para o Governo e checando 100% de suas inconsistências, evitando assim multas que podem acabar custando muitíssimo caro ao empregador.

    Inicialmente, o eSocial exigirá um investimento considerável, mas a previsão é de recuperação a médio e longo prazo, inclusive evitando multas e garantindo que as informações chegarão devidamente ao seu destino. Aos que já estão próximos do início do projeto, resta correr e se organizar para minimizar danos ou aperfeiçoar o que já foi feito, aos que ainda tem tempo, quanto mais estiver preparado, melhor será para evitar que o eSocial vire o “bicho-papão” da sua empresa.

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    Para algumas empresas, o eSocial pode parecer um verdadeiro “bicho-papão”.


  2. Artigos, Gestão de Pessoas

    Reforma trabalhista: Alguns pontos que merecem atenção do RH

    31 de outubro de 2017 por Ação Sistemas

    Falta pouco para novembro, e com ele, a chegada da já tão comentada reforma trabalhista. Com ela, diversos acordos sindicais e regras trabalhistas poderão ser alterados.

    Se por um lado a reforma parece boa, na prática, as expectativas não são tão otimistas assim. Segundo pesquisa realizada pela Associação Paulista de Recursos Humanos (AAPSA), onde foram ouvidos presidentes, diretores de marketing, comercial e RH, 30% dos entrevistados espera mudanças pouco positivas vindas da reforma e 27% acredita em mudanças realmente positivas.

    Não apenas isso, o final de 2017 e o ano de 2018 prometem ser muito atribulados, tudo isso não apenas devido a reforma trabalhista, como a adequação ao eSocial. Duas mudanças de cultura empresarial que terão grande impacto.

    O papel do RH

    Nestas alterações propostas pela reforma, o RH tem um papel importante a realizar. A gestão de pessoas, terá de ficar atenta a legislação e evitar possíveis transtornos com os colaboradores. Separamos aqui, alguns pontos que merecem atenção devido a reforma.

    Registro formal

    Uma das questões a sofrer alteração devido a reforma é o registro dos colaboradores. Manter um colaborador sem carteira assinada, pode custar a empresa um alto valor em multas que vão de R$ 800,00 a até R$ 3.000,00. Para que a informalidade não saia cara, o RH precisa fazer o registro do colaborador, o quanto antes após a contratação.

    Demissões

    Apesar de ser informal antes da reforma, a realização de demissão em comum acordo era corriqueira em muitas empresas. Agora, a reforma regulamenta o processo, porém, é importante salientar que comum acordo não significa que qualquer tipo de acordo está liberado. A nova legislação prevê algumas regulamentações, e para o setor de RH, o conhecimento da legislação será fundamental para que o profissional de RH possa executar este processo da melhor forma e mais segura.

    Jornada de trabalho

    Uma das grandes mudanças da reforma, também é uma das quais o profissional de RH deve estar mais atento. Atualmente, a jornada de trabalho é única para categorias sem regulamentação especifica (formalizada em 8 horas diárias, 44 semanais e 220 horas mensais). Com a reforma, a jornada pode chegar a até 12 horas trabalhadas, seguidas de 36 horas de descanso. Empresas que já executam esta escala agora, podem contar com segurança jurídica devido a nova legislação.

    Férias

    Pelas novas regras, as férias podem ser divididas em até três períodos, onde a maior deverá ter, no mínimo 14 dias e não menos do que 5 dias para as demais. Esta divisão não é obrigatória, tendo que haver acordo entre a empresa e o colaborador para tal. Esta alteração também exigirá atenção do departamento de RH, que deverá ficar atento aos períodos estabelecidos, assim como as regras de não conceder as férias dois dias antes de feriado, ou do dia de descanso semanal.

    As alterações já previstas na reforma, entram em vigor até o dia 15 de novembro, e você, já está preparado e organizado para estas mudanças?

    Principalmente para os profissionais ligados à área do comercio, o trabalho será dobrado, ou até mesmo triplicado devido o eSocial, o qual apenas um pequeno número de empresas está preparado. Logo mais falaremos sobre o eSocial, e as preparações para janeiro de 2018.


  3. Sem categoria

    A reforma trabalhista está chegando. Você está preparado?

    11 de outubro de 2017 por Ação Sistemas

    Estamos em outubro, faltando menos de um mês para a reforma trabalhista entrar em vigor. Aprovada em julho deste ano, ela é definida pelo Governo Federal como uma prioridade para estimular a economia e a geração de novos empregos.

    As mudanças desta reforma impactarão diretamente os profissionais de recursos humanos, que já se veem às voltas com outro importante projeto de parte do Governo, o tão discutido e famoso eSocial.

    Este promete ser um fim de ano agitado para as empresas, principalmente para os setores de recursos humanos, pois precisarão se preocupar com uma série de atividades legais e recorrentes nas datas de fim de ano, em uma lista que inclui o eSocial (o qual muitas empresas não estão adaptadas), as contratações e treinamentos de funcionários temporários já comuns pelo período de festas e tudo isto às vésperas da reforma trabalhista.

    O que muda de fato?

    De pontos como a terceirização até regras de intervalo na jornada de trabalho, separamos alguns pontos que você pode conferir no box abaixo:

    TABELA GG

    Clique para ampliar.

    E o eSocial?

    Uma dúvida que surge com a questão da reforma é: Como fica o eSocial? O governo pode sim implementar alterações e consequentemente gerar uma nova versão (atualmente o projeto está na versão 2.3, apesar de já ter sido divulgada a 2.4).

    Como já falamos antes, o eSocial funciona como ter um fiscal 24 horas dentro da sua empresa, e ter a garantia de que está tudo ocorrendo dentro dos conformes, será fundamental nesta fase inicial de ambos os projetos. Uma certeza é que a cobrança aos fornecedores de software de RH, será maior e os mesmos devem garantir aos clientes que tudo correrá bem.


  4. Artigos, eSocial

    O eSocial exigirá mais que uma simples Mensageria, ele vai exigir uma verdadeira Central de Controle do eSocial

    21 de setembro de 2017 por Ação Sistemas

    Em virtude da magnitude das multas e das consequências que o eSocial causará nas empresas que desrespeitarem qualquer regra da CLT a partir de 2018, serão feitas no ato da infração e uma simples Mensageria, não será capaz de suprir as necessidades dos gestores.

    A imensa quantidade de lotes, enviados e recebidos, contendo 44 modelos de eventos com 2.532 campos (na versão 2.3) exigidos pela Receita Federal em arquivos do tipo XML, deverão ser rastreados, monitorados e analisados pelos gestores de eSocial das empresas. As inconsistências de dados, erros nas informações ou faltas cometidas diante a legislação, deverão ser detectadas, corrigidas se possível e reenvidas à Receita Federal dentro dos prazos atuais da CLT, caso contrários as multas e infrações cometidas na hora do primeiro envio, trarão novas autuações e com isto maiores prejuízos ao empregador.

    Uma simples Mensageria que receba os eventos, assine digitalmente, agrupe os eventos em lotes obedecendo as regras,  envie os lotes, efetue o monitoramento do lote efetivamente processado pelo eSocial,  receba os retornos enviados pela Receita Federal, não será suficiente para a gestão de todo este complexo processo.

    Abaixo exemplifico alguns problemas que os gestores deverão enfrentar durante toda a execução desse processo apenas na troca de mensagens:

    1. Certificado Digital vencido – ao vencer a validade da certificação digital da empresa o processo será interrompido, pois não será possível enviar os eventos sem serem assinados digitalmente. Por esse motivo o gestor deve acompanhar as datas e providenciar novo certificado. O sistema deverá emitir mensagens de aviso previamente e a empresa deverá providenciar a renovação antes do vencimento da anterior para não sofrer solução de continuidade;
    2. Comunicação Interrompida – A interrupção de comunicação é um problema que pode ocorrer com ambos os lados, tanto da empresa quanto do governo. O problema maior será quando for do lado da empresa, pois não só o serviço de internet poderá ser desativado como qualquer dos equipamentos componentes desse ambiente poderão provocar essa interrupção. O sistema deverá prover formas alternativas de alertas.
    3. Erro no leiaute dos lotes – Quando é liberada uma nova versão da comunicação do eSocial, pode haver mudança no leiaute do lote, e consequentemente deverá haver uma atualização do sistema de mansageria. Caso não seja executado o upgrade do sistema, o serviço poderá ser interrompido até que seja feita essa atualização. O sistema somente informara que os lotes estão sendo rejeitados por erro de leiaute.
    4. Interdependência de eventos – Quando um evento for dependente de outro, o primeiro deverá ser processado e aprovado antes do envio do evento seguinte. Essa é uma nova exigência do governo visto que os eventos podem não ser processados pela ordem de chegada. Dessa forma se os eventos forem enviados próximos um do outro poderá haver rejeição pela interdependência do segundo com o primeiro. Esse é um serviço que poderá ser ofertado pela mensageria caso o cliente não possua esse controle.
    5. Gestão de consulta – O sistema deverá efetuar a gestão de consulta aos lotes enviados seguindo a prescrição enviada no protocolo de envio. Os lotes não poderão ser consultados antes do prazo previsto e informado no protocolo. Poderá haver reprogramação de consulta, ou seja, se um lote for consultado no prazo determinado e não houver sido processado, haverá o envio de nova previsão de processamento, e deverá ser aguardado o novo prazo para efetuar a nova consulta.
    6. Utilização de sistemas auxiliares – O sistema de mensageria deverá estar capacitado para envio de eventos não só para o eSocial, mas também prover o envio e devolução desses mesmos eventos para sistemas complementares como simuladores, validadores e atualizadores de posição, os quais podem ser usados para validar as informações antes do envio efetivo para o programa do governo com a finalidade de evitar as penalidades prevista assim como para sistemas que com base nos eventos processados buscam manter informado o andamento dos processos.

    O eSocial exigirá um verdadeiro painel de controle para as empresas.

    Além do processo de troca de mensagens estão os problemas advindos da inexistência, divergência ou inconsistência das informações contidas nos eventos. Para isso será necessário que os gestores disponham de uma Central de Controle do eSocial, ou seja, uma solução muito mais abrangente e mais detalhada que possibilite ao gestor não só identificar todos os lotes enviados e recebidos, mas também tudo o que foi aprovado sem inconsistências e erros, tudo o que foi reprovado, os motivos pelos quais estes eventos foram reprovados, assim como os dispositivos para que os mesmos sejam retornados ao sistema de gestão de RH para análise e após corrigidos, sejam retornados à Mensageria para o reenvio, ainda no prazo legal em um processo cíclico e contínuo.

    O uso de uma interface rica e moderna, com facilidade de comunicação com os responsáveis na empresa e com o sistema de gestão de RH e/ou com o ERP (se for o caso), trarão para os gestores um painel de controle que assegurará a completa orquestração do enorme e complexo processo do eSocial.

    Enfim, uma Central de Controle, para a tomada de decisões.


  5. Artigos, eSocial

    eSocial: O que fazer nos meses que antecedem seu inicio

    14 de setembro de 2017 por Ação Sistemas

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    Independente da reforma trabalhista, crise econômica e tantos outros desafios, o Governo Federal afirma que o eSocial terá início em janeiro de 2018. Ainda assim, muitas empresas não estão adequadas a nova obrigação legal.

    Então, o que fazer destes últimos meses que restam? De pequenas coisas a serem revisadas, até grandes preocupações que podem exigir atenção redobrada, separamos aqui alguns itens que podem ajudar sua empresa, nessa hora.

    Sua equipe está preparada?

    O projeto do eSocial não surge apenas como uma obrigação legal, ele também é uma mudança da cultura organizacional da empresa. Como o eSocial envolve diversas áreas da empresa, é imprescindível que a equipe responsável pelo projeto esteja bem preparada para o que vem por aí e todas as mudanças exigidas, tendo um bom conhecimento do funcionamento das ferramentas utilizadas para sua execução, bem como do manual do projeto disponibilizado pelo Governo Federal (www.esocial.gov).

    Infraestrutura

    Pode parecer apenas um detalhe à primeira vista, mas a infraestrutura é parte fundamental para a boa execução do projeto. Com os envios tendo de ser feitos quase que diariamente, qualquer problema de entrega será potencializado no eSocial. Portanto, se a atual infraestrutura não permitir a geração das atuais obrigações com agilidade e segurança, ligue o sinal de alerta!

    Revisar os dados cadastrais da empresa

    Ter certeza de que os dados cadastrais para envio estão corretos é uma obrigação e parte fundamental do processo do eSocial. Caso haja inconsistência nos dados, é mais um sinal de alerta a ser ligado na empresa. Uma boa solução para evitar futuras dores de cabeça e garantir que tudo esteja ok, é a simulação de dados, o qual falamos de sua importância em um artigo anterior.

    Envio de dados para o eSocial

    Além da infraestrutura e a qualidade dos dados cadastrais, a forma como estes dados serão enviados também é importante. Nem todos os softwares do mercado, terão disponível alguma forma de buscar informações entre si. Neste caso, é indicado garantir um bom software de mensageria. Também já abordamos a importância de uma boa mensageria anteriormente neste espaço.

    Os últimos meses de 2017, prometem ser atribulados, e por isso, é de suma importância garantir a preparação para que o eSocial ocorra da melhor maneira possível no início 2018 para sua empresa. Nada de deixar para a última hora, quanto mais preparada a sua equipe estiver, maior será o êxito e a tranquilidade para encarar o eSocial.


  6. Artigos, eSocial

    O papel da simulação no eSocial

    6 de setembro de 2017 por Ação Sistemas

     

    ESOCIAL

    Muito se fala sobre a preparação necessária as empresas para a chegada do eSocial, mas, e sobre a simulação de eventos? Você sabe qual o papel dela nessa transição?

    O eSocial na sua última versão publicada (2.3) possui 2.532 campos divididos em 44 eventos (layouts distintos). Somente o evento S-2200 (que agora passou a incorporar o extinto S-2100) possui 198 campos. Todos os campos possuem pelo menos uma regra própria de validação. Existem ainda 26 tabelas com códigos específicos exigidos pelo Governo e 144 regras gerais de validação que estão referenciadas em vários campos e registros.

    Cada registro de evento, ao ser gerado pelo sistema de Folha de Pagamento/RH existente empresa, é o resultado de complexas operações de leitura de informações na base de dados, transformações de códigos (os famosos “de-para”) e formatações XML (um tipo de arquivo foi concebido para ser lido por computadores).

    Do lado do Governo, há um supercomputador considerado um dos mais modernos do mundo, além de um software desenvolvido em conjunto pelo pelos técnicos da Receita Federal e do ITA (Instituto Tecnológico de Aeronáutica), este com a finalidade e a capacidade de processar os complexos registros do eSocial e achar inconsistências.

    Dito isto, pense bem em toda a tecnologia envolvida tanto na geração das informações do eSocial pelas empresas quanto na análise destas informações do lado do Governo. Estas operações somente são possíveis com capacidade computacional de ponta ou, pelo menos, bem atualizada.

    Sendo assim, com toda essa complexidade e tecnologia envolvidas no processo, se você está tentando (ou ainda pensando em) fazer uma conferência manual das informações, provavelmente você vai deixar MUITA coisa de fora. Para ter segurança com relação ao envio das informações do eSocial, a conferência também precisa ser eletrônica.

    O Simulador efetua todas as consistências descritas no Manual de Orientação do eSocial (M.O.S) e seus anexos, reproduzindo as mesmas validações que o Governo irá realizar sobre os eventos, diferente da simples validação, o que pode trazer grandes benefícios a longo prazo, e também evitar futuras dores de cabeça para sua empresa.


  7. Artigos, eSocial

    A importância de uma boa mensageria para o eSocial

    29 de agosto de 2017 por Ação Sistemas

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    Cada vez mais próximo de seu lançamento oficial, o eSocial ainda é uma fonte de preocupação para as empresas que não estão familiarizadas ao seu funcionamento. Além das muitas informações exigidas pela obrigação legal, é necessário um mediador que torne possível a troca de informações entre os sistemas e a base do Governo. É aí que entra a mensageria.

    De uma forma simples, o serviço de mensageria possibilita a busca de informações referentes a Recursos Humanos dos mais diversos ERP’s do mercado, possibilitando sua coleta de informações e inclusão no eSocial.

    Ter uma boa mensageria é fundamental neste processo de transição do modelo de envio de informações, isto, junto ao fato de que as empresas devem ter em mente que a mensageria do eSocial será completamente diferente da já conhecida mensageria do eFiscal, ou seja, mais um ponto para que as empresas estejam preparadas.

    Mas lembre-se: uma boa mensageria é muito importante, porém, as empresas devem também contar com pessoal qualificado para o gerenciamento dos dados, evitando assim, possíveis multas e penalidades. Quem sabe a simulação dos dados também não possa ser uma ferramenta de grande potencial para sua empresa? Abordaremos este tópico futuramente, então, fique atento!


  8. eSocial, Eventos

    Agradecimento aos participantes do evento eSocial para órgãos públicos

    16 de agosto de 2017 por Ação Sistemas

    Realizado no final de Julho, o seminário eSocial para órgãos públicos contou com a presença da Ação Sistemas e sua empresa parceira Agens. A todos os participantes do evento, deixamos nosso muito obrigado!

    A todos os participantes nosso muito obrigado!

    A todos os participantes nosso muito obrigado!


  9. Artigos, eSocial, Notícias

    AÇÃO SISTEMAS E AGENS OFERECEM TEST DRIVE GRATUITO DO SIMULADOR eSocial + FÁCIL

    23 de fevereiro de 2017 por Ação Sistemas

    ESOCIAL +FACIL

    Preocupada com a preparação de seus clientes, para a entrada em vigor das obrigações relativas ao eSocial em janeiro de 2017, a Ação Sistemas e a parceira Agens, convidaram todos os seus clientes para enviarem seus arquivos XML, gerados pelo Universal RH para um Test Drive gratuito do Simulador eSocial + Fácil e assim se certificarem com maior antecedência sobre as divergências e faltas de dados em detalhe, incluindo estatísticas das áreas de maior inconsistência de dados, assim como uma visão geral através de “Dashboard” do seu quadro atual de aderência ao eSocial e grau de exposição a multas.

    O eSocial +Fácil é um produto que reproduz o processamento que o Governo Federal irá fazer ao receber os XMLs das empresas, aplicando 100% das regras que estão nos Manuais do eSocial. A grande diferença é o nível de detalhamento do resultado, que é voltado para correção e prevenção (e não à aplicação de multas). O Simulador mantém, ainda, um DataWarehouse produzido a partir de todos os XMLs já recebidos e validados, permitindo diversas consultas analíticas (AdHoc) e produção de dados históricos.

    A entrega dos arquivos XML será feita através do UBI – Universal Business Interface Mensageria do eSocial, que se encontra instalado na nuvem (Cloud), juntamente com o Simulador eSocial +Fácil. O Universal RH instalado na sua empresa já está preparado para enviar os arquivos XML gerados, invocando os Webservices para tal transmissão, através de parametrização simples na qual orientaremos o responsável. As informações enviadas estarão protegidas por contratos de confidencialidade.

    A devolutiva do “test drive” será feita na forma da apresentação de um relatório contendo as análises gráficas produzidas pelo Simulador, acompanhado de uma amostragem real dos problemas que seriam identificados pelo Governo caso os XMLs tivessem sido enviados para o site do eSocial.

    Acreditamos firmemente que, contribuindo desta maneira, estamos minimizando de forma radical os problemas de implantação do eSocial e suavizando os impactos e prejuízos que esta modificação legal certamente causará nas suas empresas.

    Clique e conheça mais sobre o simulador eSocial +Fácil.

     


  10. Notícias

    Conheça o Orientador, nova funcionalidade do sistema UNIVERSALRH

    14 de outubro de 2016 por Ação Sistemas

    A Ação acaba de lançar o Orientador, uma nova funcionalidade para auxiliar as empresas e usuários do sistema UNIVERSALRH.
    O Orientador é uma ferramenta de auxílio para operação do sistema.

    Totalmente integrado com o sistema UNIVERSALRH, o Orientador facilita a execução de operações permitindo a navegação nas transações referenciadas no documento sem que o usuário necessite abandonar a transação em que está operando.

    O principal objetivo do Orientador é proporcionar um auxilio complementar aos treinamentos e disponibilizar uma ajuda ao usuário até que adquira fluência na operação.
    O Orientador se mostra eficaz na substituição de funcionários e na realização de operações eventuais.

    O Orientador leva o usuário a conhecer todos os passos necessários para obtenção de um determinado objetivo, podendo em tempo real, navegar nas transações para verificar a existência das informações exigidas, a partir do próprio documento de orientação.

    As atualizações do Orientador obedece o mesmo formato de atualização de realease do UNIVERSALRH.

    Como o Orientador pode ajudar?

    Qualquer usuário com conhecimento em RH e mesmo tendo pouco conhecimento do sistema UNIVERSALRH, com a ajuda do Orientador pode operar o sistema e obter sucesso na execução de qualquer processo.

    Como exemplo podemos citar que, alguém que nunca tenha efetuado uma transação de Rescisão no sistema, através do Orientador, seguindo os passos descritos, poderá iniciar e concluir a tarefa com sucesso.

    O Orientador respeita todas as permissões e perfis para acesso as transações e informações do sistema UNIVERSALRH.

    Se você já é cliente Ação Sistemas pode acessar a nova funcionalidade através deste link.


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