1. Artigos, Gestão de Pessoas, Sem categoria, Tecnologia da Informação

    Recursos Humanos: Os impactos da inteligência artificial no RH

    11 de julho de 2018 por Ação Sistemas

    Inteligência artificial, robôs, tecnologias que interagem de forma natural com seres humanos, hoje em dia, estas possibilidades deixaram de ser produtos de ficção como visto no filme Blade Runner estrelado por Harrison Ford, ou até mesmo nos livros do escritor Isaac Asimov. Acredite, em breve você poderá ser entrevistado por um robô na sua próxima entrevista de emprego.

    Tido como um dos setores mais conservadores dentro das empresas, o departamento de Recursos Humanos já abre espaço para o uso de novas tecnologias, seja automatizando funções repetitivas, melhorando o controle de funções de rotina, e em casos como no Brasil, ajudando na adaptação ao famigerado eSocial, projeto que já iniciou suas fases de implementação. Mas a tecnologia tem muito mais a oferecer, provando que o setor está passando por um profundo processo de transformação.

    Evidentemente, as funções tecnológicas vão muito além do ERP básico, entre alguns exemplos estão os atendentes virtuais, que ganham enorme destaque no atual cenário. Popularizados pelo setor de atendimento ao cliente, e cada vez mais comuns no dia-a-dia de quem busca solucionar atendimentos e tirar dúvidas on-line, estes atendentes podem ser customizados com a cara da
    empresa e alimentados com informações para tirar dúvidas dos funcionários, liberando uma grande carga de trabalho dos responsáveis pelo setor e gerando maior foco em outras atividades.

    recursos humanos e inteligência artificial

    As novas tecnologias podem garanti ainda mais potencial a área de Recursos Humanos.

    Assim como dito anteriormente, você pode ser entrevistado por uma inteligência artificial em uma eventual entrevista de emprego, mas além desta função, novas ferramentas auxiliam na tomada de decisão através da base de dados, tornando as escolhas mais assertivas e economizando muitas horas de trabalho por consequência.

    Estas citadas são apenas algumas das funções que a inteligência artificial poderá auxiliar agora e nos próximos anos, mas a maior certeza que temos, é que elas já chegaram para impactar positivamente a área dos Recursos Humanos, sendo recebida de uma forma muito positiva para o aumento de produtividade.

    E sua empresa? Está preparada para a utilização de novas tecnologias no setor de Recursos Humanos?


  2. Sem categoria

    A Mensageria e o eSocial para as pequenas e médias empresas vem aí

    2 de maio de 2018 por Ação Sistemas

    Julho de 2018 marca a entrada das empresas de pequeno e médio porte no eSocial. Processo que teve sua implementação iniciada em janeiro deste ano pelas empresas privadas com faturamento superior a R$ 78 milhões e que encerra sua implementação em 2019 com os órgãos públicos.

    Apesar de parecer um processo meramente burocrático, a adaptação ao eSocial exige investimentos em treinamento, organização de dados e, principalmente, tecnologia. É seguro afirmar que uma boa parte das empresas não está 100% preparadas para o que vem por aí, baseado em dados levantados pelo SESCON/SP em dezembro de 2017, quando apenas 7% destas empresas concluíram as adaptações necessárias para a entrada do sistema em julho.

    A integração dos dados em um único banco de dados gerará benefícios a curto e longo prazo. A curto prazo para o Governo, já que poderá autuar as empresas com maior agilidade no caso de repasse de informações erradas, e a longo prazo para as empresas em si, que irão se beneficiar com a agilidade na transmissão das informações, essas informações são muito importantes para melhor entender a necessidade de uma boa tecnologia para o eSocial, principalmente no que diz respeito ao envio e checagem destes dados, a Mensageria tem um papel muito importante neste processo.

    A escolha de bons softwares pode fazer a diferença

    Como já se sabe, o eSocial não necessita do uso de uma ferramenta específica para seu funcionamento, a empresa pode optar por qualquer programa de sua preferência para realizar a gestão administrativa, contudo, a opção no investimento em boas ferramentas pode fazer a diferença. Lembrando que a capacitação de bons profissionais e a organização dos dados é tão importante quanto, por isso, as empresas devem ficar atentas.

    Aqui, separamos duas situações onde a opção por tecnologias de qualidade pode poupar tempo e relativas perdas para as organizações.

    Simulação de dados

    A checagem das informações a serem enviadas para o eSocial, antes mesmo do próprio envio é importante, já que, como dito anteriormente, o Governo terá maior agilidade para autuar empresas no caso dos repasses das informações erradas. Para isso, a simulação tem um papel importante, capaz de evitar muitas dores de cabeça tanto no atual momento quanto futuramente.

    Um simulador de dados faz mais do que a simples validação de dados, pois efetua todas as consistências descritas no Manual de Orientação do eSocial (M.O.S) e seus anexos, reproduzindo as mesmas validações que o Governo irá realizar sobre os eventos.

    Mensageria para eSocial

    A Mensageria exigirá um verdadeiro painel de controle para garantir o melhor desempenho para as empresas.

    Mensageria para o eSocial

    O envio das informações para o Governo deverá ser feito através de software de Mensageria. Como já dissemos em outro artigo, teoricamente, uma mensageria funciona como um correio, onde o remetente coloca em um envelope a mensagem, escreve na face do envelope o nome e endereço do destinatário e no verso, coloca o seu próprio nome e endereço. Uma vez postado o envelope em uma agência, o mesmo seguirá para o destinatário, que receberá o envelope e assinará o recibo de recebimento e devolverá ao mensageiro.

    Porém, a função básica de uma Mensageria pode não ser o suficiente, pois muitos podem ser os problemas enfrentados pelos gestores na execução das trocas de mensagens, como certificado digital vencido, comunicação interrompida, erro no leiaute dos lotes, entre outros. Uma solução mais completa em Mensageria, onde o responsável possa monitorar os envios se valendo de uma central de controle capaz de auxiliar completamente no processo.

    Para médias e pequenas empresas, estes itens devem dar uma maior garantia de segurança e menor risco de erros nos envios e registros, um investimento de grande compensação em um período de prazo tão curto, onde o eSocial se aproxima cada vez mais destas empresas.


  3. Sem categoria

    Recursos Humanos e a evolução da tecnologia no setor

    19 de abril de 2018 por Ação Sistemas

    Pilhas de papel nas mesas, armários, formulários intermináveis e funcionários para atuar mais como arquivistas aqui e ali. Parece a estrutura de um cartório ou repartição, mas não se engane, nós podemos estar falando do RH da sua empresa.

    É fato que uma das áreas mais conservadoras dentro das empresas, o departamento de Recursos Humanos, ainda está engatinhando no que diz respeito ao uso da tecnologia para facilitar as rotinas das organizações, enquanto o chão de fábrica usa dos mais tecnológicos robôs, o RH ainda faz uso da tecnologia apenas para manter dados muito básicos, algo que deverá ter uma nova ótica por parte dos gestores.

    A evolução do departamento de Recursos Humanos dentro das empresas, salta aos olhos nos últimos anos. Tudo isso graças a tecnologia e o próprio pessoal da área, profissionais muito mais capacitados e que entendem a importância da tecnologia como aliada do RH.

    Hoje em dia, o departamento de Recursos Humanos tem um papel muito importante dentro das empresas, o de ser uma verdadeira central de inteligência.

    E é neste cenário que a tecnologia tem papel fundamental como aliada do setor, minimizando os gastos de recursos com tarefas mecânicas, proporcionando melhorias constantes e a substituição de processos antiquados por outros mais simples e modernos.

    O novo RH pode oferecer informações em tempo real, oferecer atendimento e resoluções de forma mais dinâmica e usar os dados dos funcionários a seu favor, criando planos de carreira e programas de treinamento adequados aos seus funcionários e as funções chaves dentro da empresa, e para este auxilio, nada melhor do que seu mais poderoso aliado em potencial, a tecnologia.

    O eSocial como agente de mudanças

    Quem acompanha nossos artigos, já tem uma boa noção da quantidade de dados exigidos e gerados pelo eSocial. Não só pela padronização e organização de dados, o uso de tecnologias ainda mais sofisticadas ajuda o setor de Recursos Humanos em outra importante questão para as empresas, evitar possíveis gastos com multas advindas do envio de informações ou erros nos registros.

    O próprio envio destas informações exige um bom controle, que aponte falhas e elimine possíveis erros, neste caso, além do sistema responsável pelo eSocial, a mensageria – software responsável pelo envio e retorno dos dados ao Governo – pode ser muito mais do que um mero carteiro digital, e sim como um verdadeiro painel de controle para sua empresa.

    A tecnologia tem importância fundamental, como dissemos antes, no novo RH. Se aliada a ferramentas potentes, pode ampliar o potencial desta grande central de inteligência das empresas, e com as melhores soluções, tornar as novas obrigações muito mais fáceis, com menores riscos e ainda mais objetivas as empresas.

    Recursos Humanos e mensageria

    Exemplos de dash boards para potencializar ainda mais o setor de Recursos Humanos (projeto em desenvolvimento).

    Mais sobre o assunto:

    eSocial e Mensageira, um novo universo na vida dos escritórios de contabilidade e empresas de BPO.

    O eSocial exigirá mais que uma simples Mensageria, ele vai exigir uma verdadeira Central de Controle do eSocial.

     


  4. Artigos, eSocial

    eSocial e Mensageria, um novo universo na vida dos escritórios de contabilidade e empresas de BPO

    5 de março de 2018 por Ação Sistemas

    eSocial e Mensageria, um novo universo na vida dos escritórios de contabilidade e empresas de BPO

    Se o eSocial não é tarefa fácil nem mesmo para as empresas que mantém internamente as atividades de Recursos Humanos, imagine para os escritórios de contabilidade e empresas de BPO (Business Process Outsourcing), que devem atender as diversas atividades de vários clientes.

    Mesmo para as empresas que mantém equipes próprias para atender as demandas de Recursos Humanos, observamos que sem o auxílio de uma excelente ferramenta de gestão será impossível administrar, todas as amarras que a nova obrigação exigirá, pois, é humanamente impossível observar todas as inter-relações existentes entre o eSocial e as obrigações legais (trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e fiscais).

    Com a entrada em vigor da obrigação do eSocial em janeiro de 2017, estes escritórios, assim como estas empresas, já começaram a enfrentar mais dois importantíssimos desafios, que são a preparação apropriada dos arquivos XML’s, correspondentes aos eventos (S’s) do eSocial, com informações totalmente completas e conferidas, e a Mensageria Eletrônica com a Receita Federal.

    O primeiro deles, a preparação destes arquivos é tarefa árdua e de muito trabalho em conjunto, tanto para sanear as informações existentes nas folhas de pagamento e sistemas de RH das empresas clientes, como para completar para cada colaborador e cada empresa, as demais informações necessárias ao eSocial, que são demasiadas e por fim, gerar os arquivos tempestivamente, nos prazos estabelecidos pela CLT. Já para a utilização de uma Mensageria Eletrônica, os escritórios precisarão capacitar alguns de seus colaboradores, na tarefa de gerenciar a Mensageria, sob pena de serem autuados, não por falta ou erro das informações contidas nos eventos do eSocial (S’s), mas sim por não conseguir entregar as mesmas em tempo hábil ou ainda não respeitar as regras estabelecidas na comunicação eletrônica com a Receita Federal.

    Novo universo, novos desafios e novas soluções

    Como dissemos anteriormente, todas estas mudanças conduzem a um novo universo na vida dos escritórios de contabilidade. Isso significa que novos desafios vêm na carona das mudanças propostas pelo eSocial, e como o sucesso reside em uma boa preparação, é indicado fortemente o investimento em boas ferramentas, que auxiliem nestas mudanças e minimizem os possíveis erros que possam ocorrer futuramente.

    A nossa dica é procurar com cautela por produtos, que não só tenham todas as funcionalidades exigidas pela Comunicação Eletrônica, dentro das normas do eSocial, mas que possibilitem uma gestão completa através de painéis de controle (dashboards) de todo o processo de correio eletrônico e suas variáveis (entregas, recebimentos, protocolos, retornos, retransmissões etc.), assim como painéis de alarmes, análise de tráfego desta comunicação, contabilização de erros e acertos, impostos calculados pela Receita Federal, bem como tendências baseadas no histórico desta atividade.

     O investimento nestas duas frentes, apesar de doer no bolso destas empresas, será nada se comparado às multas que poderão ser geradas pela má gestão deste novo negócio.

     Na era do eSocial, todo cuidado é pouco, até mesmo uma revisão nos contratos entre fornecedor e Cliente, para que fique claro quais as obrigações de cada parte.

    Mais sobre o assunto:

    Entendendo a mensageria do eSocial.

    O eSocial exigirá mais que uma simples Mensageria, ele vai exigir uma verdadeira Central de Controle do eSocial.

    Quem tem medo do eSocial?


  5. Artigos, eSocial

    Entendendo a Mensageria do eSocial

    5 de janeiro de 2018 por Ação Sistemas

    Temos recebido dezenas de solicitações de proposta para o fornecimento de Sistema de Mensageria do eSocial e grande parte destes solicitantes, ou não sabem realmente o que estão solicitando, por desconhecerem o assunto com propriedade, ou estão mal informados do que constitui um Sistema de Mensageria. Por este motivo achamos de grande relevância escrever este artigo para elucidar aos nossos leitores, clientes e parceiros no que consiste a Mensageria do eSocial.

    Teoricamente, uma mensageria funciona como um correio, onde o remetente coloca em um envelope a mensagem, escreve na face do envelope o nome e endereço do destinatário e no verso, coloca o seu próprio nome e endereço. Uma vez postado o envelope em uma agência, o mesmo seguirá para o destinatário, que receberá o envelope e assinará o recibo de recebimento e devolverá ao mensageiro.

    Praticamente, a Mensageria do eSocial possui funcionalidades de um correio muito sofisticado tanto tecnologicamente, como funcionalmente. Vamos listar abaixo quais as são estas funcionalidades:

    • Recebimentos dos Arquivos XML (contendo os eventos do eSocial), formatados pelo sistema de Gestão de RH ou Folha de Pagamento, dentro das regras e formatos padronizados pelo eSocial;
    • Análise de formatação dos Arquivos XML através do XSD;
    • Assinatura Digital dos Arquivos XML Recebidos, com os certificados da empresa que está enviando as informações à Receita Federal, assim como do fornecedor do Sistema de Gestão de RH, ou Folha de Pagamento;
    • Criação dos Lotes dos Arquivos XML recebidos, dentro das regras de agrupamento de eventos, temporalidade e tamanho especificados pelo eSocial;
    • Envios de Lotes ao Destinatario (Receita Federal ou Simulador para Teste de 100% das Informações antes do envio);
    • Recebimento e Arquivamento dos Protocolos de entrega para Receita Federal;
    • Agendamento com base no protocolo de entrega de consulta à Receita Federal de se aquele lote já foi processado;
    • Execução da consulta ou reconsulta à Receita Federal no momento agendado;
    • Recebimento dos Arquivos de Devolução do Processamento feito pela Receita Federal, contendo as mensagens de retorno de cada arquivo XML enviado;
    • Devolução dos Arquivos XML de retorno ao sistema aplicativo de Folha de Pagamento ou Gestão de RH emitente ;

    Sendo assim, qualquer outra funcionalidade atribuída à Mensageria do eSocial, como a geração dos Arquivos XML, análise do erros retornados, fluxos de trabalho, etc…, não pertence ao Sistema de Mensageria, sendo que estas funcionalidades devem estar incluídas no Sistema de Gestão de RH, Folha de Pagamento e Simulador de Eventos do eSocial (Saiba mais sobre o Simulador eSocial + Fácil )

    Mais sobre o assunto:

    eSocial e Mensageira, um novo universo na vida dos escritórios de contabilidade e empresas de BPO.

    O eSocial exigirá mais que uma simples Mensageria, ele vai exigir uma verdadeira Central de Controle do eSocial.


  6. Artigos, eSocial

    Quem tem medo do eSocial?

    10 de novembro de 2017 por Ação Sistemas

    Nas histórias infantis, é comum a presença de um elemento que assusta só de ouvir falar. No mundo empresarial, atualmente, esse elemento que assusta só de ouvir falar, pode muito bem ser o eSocial.

    A boa notícia, é que o eSocial não é nenhum “bicho-papão” a ser temido. As intenções são muito boas, prometendo uma mudança de cultura no ambiente trabalhista, redução de custos às empresas e maior competitividade. Ok, talvez você esteja se perguntando, quem deveria temer a chegada do projeto, e levando em consideração que em julho de 2017 quase 50% das empresas não estavam preparadas, talvez você possa fazer parte uma delas.

    Enquanto que para empregadores domésticos, o eSocial já é uma realidade, em 2018 ele será estendido às empresas, as primeiras a fazerem parte do projeto, serão as com faturamento superior a R$ 78 milhões. Por enquanto, a obrigatoriedade está em fase de teste, mas isso não quer dizer que esta seja um motivo de comemoração, já que cerca de 14 mil empresas devem estar preparadas, mas apenas cerca de 2 mil delas estão efetivamente realizando testes, segundo a própria receita federal.

    Segundo pesquisa realizada pela Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, perícias, informações e pesquisas (Fenacon), apenas 4,4% das empresas do país já implementaram o eSocial, enquanto que 42% nem sequer deram início ao processo, um dado muito preocupante dado o prazo para início do projeto.

    Um medo compartilhado tanto por quem está preparado quanto por quem não está, é a instabilidade que o sistema pode apresentar, tendo como parâmetro o eSocial doméstico, que sofreu com constantes quedas e falhas. Além disso, pesa o fato desta obrigação ter sofrido constantes adiamentos, gerando até mesmo uma certa incredulidade e justificando o alto número de empresas despreparadas.

    Não é apenas o eSocial.

    Além da organização e mudança de cultura interna no modo de operar das empresas, as informações deverão ser enviadas de alguma maneira, é aí que entra um componente muito importante, a mensageria para o eSocial.

    Já falamos anteriormente sobre a importância de uma boa mensageria e como ela será diferente da já usada mensageria fiscal, assim como será importante o uso dela e de outras ferramentas para monitorar as informações e diminuir os riscos de falha humana.

    Outra opção interessante às empresas, é a utilização de um simulador para o eSocial, simulando todos os eventos que serão enviados para o Governo e checando 100% de suas inconsistências, evitando assim multas que podem acabar custando muitíssimo caro ao empregador.

    Inicialmente, o eSocial exigirá um investimento considerável, mas a previsão é de recuperação a médio e longo prazo, inclusive evitando multas e garantindo que as informações chegarão devidamente ao seu destino. Aos que já estão próximos do início do projeto, resta correr e se organizar para minimizar danos ou aperfeiçoar o que já foi feito, aos que ainda tem tempo, quanto mais estiver preparado, melhor será para evitar que o eSocial vire o “bicho-papão” da sua empresa.

    eSocial babayaga

    Para algumas empresas, o eSocial pode parecer um verdadeiro “bicho-papão”.


  7. Artigos, Gestão de Pessoas

    Reforma trabalhista: Alguns pontos que merecem atenção do RH

    31 de outubro de 2017 por Ação Sistemas

    Falta pouco para novembro, e com ele, a chegada da já tão comentada reforma trabalhista. Com ela, diversos acordos sindicais e regras trabalhistas poderão ser alterados.

    Se por um lado a reforma parece boa, na prática, as expectativas não são tão otimistas assim. Segundo pesquisa realizada pela Associação Paulista de Recursos Humanos (AAPSA), onde foram ouvidos presidentes, diretores de marketing, comercial e RH, 30% dos entrevistados espera mudanças pouco positivas vindas da reforma e 27% acredita em mudanças realmente positivas.

    Não apenas isso, o final de 2017 e o ano de 2018 prometem ser muito atribulados, tudo isso não apenas devido a reforma trabalhista, como a adequação ao eSocial. Duas mudanças de cultura empresarial que terão grande impacto.

    O papel do RH

    Nestas alterações propostas pela reforma, o RH tem um papel importante a realizar. A gestão de pessoas, terá de ficar atenta a legislação e evitar possíveis transtornos com os colaboradores. Separamos aqui, alguns pontos que merecem atenção devido a reforma.

    Registro formal

    Uma das questões a sofrer alteração devido a reforma é o registro dos colaboradores. Manter um colaborador sem carteira assinada, pode custar a empresa um alto valor em multas que vão de R$ 800,00 a até R$ 3.000,00. Para que a informalidade não saia cara, o RH precisa fazer o registro do colaborador, o quanto antes após a contratação.

    Demissões

    Apesar de ser informal antes da reforma, a realização de demissão em comum acordo era corriqueira em muitas empresas. Agora, a reforma regulamenta o processo, porém, é importante salientar que comum acordo não significa que qualquer tipo de acordo está liberado. A nova legislação prevê algumas regulamentações, e para o setor de RH, o conhecimento da legislação será fundamental para que o profissional de RH possa executar este processo da melhor forma e mais segura.

    Jornada de trabalho

    Uma das grandes mudanças da reforma, também é uma das quais o profissional de RH deve estar mais atento. Atualmente, a jornada de trabalho é única para categorias sem regulamentação especifica (formalizada em 8 horas diárias, 44 semanais e 220 horas mensais). Com a reforma, a jornada pode chegar a até 12 horas trabalhadas, seguidas de 36 horas de descanso. Empresas que já executam esta escala agora, podem contar com segurança jurídica devido a nova legislação.

    Férias

    Pelas novas regras, as férias podem ser divididas em até três períodos, onde a maior deverá ter, no mínimo 14 dias e não menos do que 5 dias para as demais. Esta divisão não é obrigatória, tendo que haver acordo entre a empresa e o colaborador para tal. Esta alteração também exigirá atenção do departamento de RH, que deverá ficar atento aos períodos estabelecidos, assim como as regras de não conceder as férias dois dias antes de feriado, ou do dia de descanso semanal.

    As alterações já previstas na reforma, entram em vigor até o dia 15 de novembro, e você, já está preparado e organizado para estas mudanças?

    Principalmente para os profissionais ligados à área do comercio, o trabalho será dobrado, ou até mesmo triplicado devido o eSocial, o qual apenas um pequeno número de empresas está preparado. Logo mais falaremos sobre o eSocial, e as preparações para janeiro de 2018.


  8. Sem categoria

    A reforma trabalhista está chegando. Você está preparado?

    11 de outubro de 2017 por Ação Sistemas

    Estamos em outubro, faltando menos de um mês para a reforma trabalhista entrar em vigor. Aprovada em julho deste ano, ela é definida pelo Governo Federal como uma prioridade para estimular a economia e a geração de novos empregos.

    As mudanças desta reforma impactarão diretamente os profissionais de recursos humanos, que já se veem às voltas com outro importante projeto de parte do Governo, o tão discutido e famoso eSocial.

    Este promete ser um fim de ano agitado para as empresas, principalmente para os setores de recursos humanos, pois precisarão se preocupar com uma série de atividades legais e recorrentes nas datas de fim de ano, em uma lista que inclui o eSocial (o qual muitas empresas não estão adaptadas), as contratações e treinamentos de funcionários temporários já comuns pelo período de festas e tudo isto às vésperas da reforma trabalhista.

    O que muda de fato?

    De pontos como a terceirização até regras de intervalo na jornada de trabalho, separamos alguns pontos que você pode conferir no box abaixo:

    TABELA GG

    Clique para ampliar.

    E o eSocial?

    Uma dúvida que surge com a questão da reforma é: Como fica o eSocial? O governo pode sim implementar alterações e consequentemente gerar uma nova versão (atualmente o projeto está na versão 2.3, apesar de já ter sido divulgada a 2.4).

    Como já falamos antes, o eSocial funciona como ter um fiscal 24 horas dentro da sua empresa, e ter a garantia de que está tudo ocorrendo dentro dos conformes, será fundamental nesta fase inicial de ambos os projetos. Uma certeza é que a cobrança aos fornecedores de software de RH, será maior e os mesmos devem garantir aos clientes que tudo correrá bem.


  9. Artigos, eSocial

    O eSocial exigirá mais que uma simples Mensageria, ele vai exigir uma verdadeira Central de Controle do eSocial

    21 de setembro de 2017 por Ação Sistemas

    Em virtude da magnitude das multas e das consequências que o eSocial causará nas empresas que desrespeitarem qualquer regra da CLT a partir de 2018, serão feitas no ato da infração e uma simples Mensageria, não será capaz de suprir as necessidades dos gestores.

    A imensa quantidade de lotes, enviados e recebidos, contendo 44 modelos de eventos com 2.532 campos (na versão 2.3) exigidos pela Receita Federal em arquivos do tipo XML, deverão ser rastreados, monitorados e analisados pelos gestores de eSocial das empresas. As inconsistências de dados, erros nas informações ou faltas cometidas diante a legislação, deverão ser detectadas, corrigidas se possível e reenvidas à Receita Federal dentro dos prazos atuais da CLT, caso contrários as multas e infrações cometidas na hora do primeiro envio, trarão novas autuações e com isto maiores prejuízos ao empregador.

    Uma simples Mensageria que receba os eventos, assine digitalmente, agrupe os eventos em lotes obedecendo as regras,  envie os lotes, efetue o monitoramento do lote efetivamente processado pelo eSocial,  receba os retornos enviados pela Receita Federal, não será suficiente para a gestão de todo este complexo processo.

    Abaixo exemplifico alguns problemas que os gestores deverão enfrentar durante toda a execução desse processo apenas na troca de mensagens:

    1. Certificado Digital vencido – ao vencer a validade da certificação digital da empresa o processo será interrompido, pois não será possível enviar os eventos sem serem assinados digitalmente. Por esse motivo o gestor deve acompanhar as datas e providenciar novo certificado. O sistema deverá emitir mensagens de aviso previamente e a empresa deverá providenciar a renovação antes do vencimento da anterior para não sofrer solução de continuidade;
    2. Comunicação Interrompida – A interrupção de comunicação é um problema que pode ocorrer com ambos os lados, tanto da empresa quanto do governo. O problema maior será quando for do lado da empresa, pois não só o serviço de internet poderá ser desativado como qualquer dos equipamentos componentes desse ambiente poderão provocar essa interrupção. O sistema deverá prover formas alternativas de alertas.
    3. Erro no leiaute dos lotes – Quando é liberada uma nova versão da comunicação do eSocial, pode haver mudança no leiaute do lote, e consequentemente deverá haver uma atualização do sistema de mansageria. Caso não seja executado o upgrade do sistema, o serviço poderá ser interrompido até que seja feita essa atualização. O sistema somente informara que os lotes estão sendo rejeitados por erro de leiaute.
    4. Interdependência de eventos – Quando um evento for dependente de outro, o primeiro deverá ser processado e aprovado antes do envio do evento seguinte. Essa é uma nova exigência do governo visto que os eventos podem não ser processados pela ordem de chegada. Dessa forma se os eventos forem enviados próximos um do outro poderá haver rejeição pela interdependência do segundo com o primeiro. Esse é um serviço que poderá ser ofertado pela mensageria caso o cliente não possua esse controle.
    5. Gestão de consulta – O sistema deverá efetuar a gestão de consulta aos lotes enviados seguindo a prescrição enviada no protocolo de envio. Os lotes não poderão ser consultados antes do prazo previsto e informado no protocolo. Poderá haver reprogramação de consulta, ou seja, se um lote for consultado no prazo determinado e não houver sido processado, haverá o envio de nova previsão de processamento, e deverá ser aguardado o novo prazo para efetuar a nova consulta.
    6. Utilização de sistemas auxiliares – O sistema de mensageria deverá estar capacitado para envio de eventos não só para o eSocial, mas também prover o envio e devolução desses mesmos eventos para sistemas complementares como simuladores, validadores e atualizadores de posição, os quais podem ser usados para validar as informações antes do envio efetivo para o programa do governo com a finalidade de evitar as penalidades prevista assim como para sistemas que com base nos eventos processados buscam manter informado o andamento dos processos.

    O eSocial exigirá um verdadeiro painel de controle para as empresas.

    Além do processo de troca de mensagens estão os problemas advindos da inexistência, divergência ou inconsistência das informações contidas nos eventos. Para isso será necessário que os gestores disponham de uma Central de Controle do eSocial, ou seja, uma solução muito mais abrangente e mais detalhada que possibilite ao gestor não só identificar todos os lotes enviados e recebidos, mas também tudo o que foi aprovado sem inconsistências e erros, tudo o que foi reprovado, os motivos pelos quais estes eventos foram reprovados, assim como os dispositivos para que os mesmos sejam retornados ao sistema de gestão de RH para análise e após corrigidos, sejam retornados à Mensageria para o reenvio, ainda no prazo legal em um processo cíclico e contínuo.

    O uso de uma interface rica e moderna, com facilidade de comunicação com os responsáveis na empresa e com o sistema de gestão de RH e/ou com o ERP (se for o caso), trarão para os gestores um painel de controle que assegurará a completa orquestração do enorme e complexo processo do eSocial.

    Enfim, uma Central de Controle, para a tomada de decisões.


  10. Artigos, eSocial

    eSocial: O que fazer nos meses que antecedem seu inicio

    14 de setembro de 2017 por Ação Sistemas

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    Independente da reforma trabalhista, crise econômica e tantos outros desafios, o Governo Federal afirma que o eSocial terá início em janeiro de 2018. Ainda assim, muitas empresas não estão adequadas a nova obrigação legal.

    Então, o que fazer destes últimos meses que restam? De pequenas coisas a serem revisadas, até grandes preocupações que podem exigir atenção redobrada, separamos aqui alguns itens que podem ajudar sua empresa, nessa hora.

    Sua equipe está preparada?

    O projeto do eSocial não surge apenas como uma obrigação legal, ele também é uma mudança da cultura organizacional da empresa. Como o eSocial envolve diversas áreas da empresa, é imprescindível que a equipe responsável pelo projeto esteja bem preparada para o que vem por aí e todas as mudanças exigidas, tendo um bom conhecimento do funcionamento das ferramentas utilizadas para sua execução, bem como do manual do projeto disponibilizado pelo Governo Federal (www.esocial.gov).

    Infraestrutura

    Pode parecer apenas um detalhe à primeira vista, mas a infraestrutura é parte fundamental para a boa execução do projeto. Com os envios tendo de ser feitos quase que diariamente, qualquer problema de entrega será potencializado no eSocial. Portanto, se a atual infraestrutura não permitir a geração das atuais obrigações com agilidade e segurança, ligue o sinal de alerta!

    Revisar os dados cadastrais da empresa

    Ter certeza de que os dados cadastrais para envio estão corretos é uma obrigação e parte fundamental do processo do eSocial. Caso haja inconsistência nos dados, é mais um sinal de alerta a ser ligado na empresa. Uma boa solução para evitar futuras dores de cabeça e garantir que tudo esteja ok, é a simulação de dados, o qual falamos de sua importância em um artigo anterior.

    Envio de dados para o eSocial

    Além da infraestrutura e a qualidade dos dados cadastrais, a forma como estes dados serão enviados também é importante. Nem todos os softwares do mercado, terão disponível alguma forma de buscar informações entre si. Neste caso, é indicado garantir um bom software de mensageria. Também já abordamos a importância de uma boa mensageria anteriormente neste espaço.

    Os últimos meses de 2017, prometem ser atribulados, e por isso, é de suma importância garantir a preparação para que o eSocial ocorra da melhor maneira possível no início 2018 para sua empresa. Nada de deixar para a última hora, quanto mais preparada a sua equipe estiver, maior será o êxito e a tranquilidade para encarar o eSocial.


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